La disciplina del Project Management si è evoluta negli anni per far fronte alle diverse esigenze che il mercato globale sempre più complesso pone alle aziende che vi operano. La necessità di gestire un portafoglio di progetti e scegliere su quali investire in base ad analisi  costi/benefici è una priorità che le grandi organizzazioni hanno in maniera impellente. La gestione della domanda che giunge dalle funzioni di business (Demand Management) e la scelta dei progetti sui quali investire è solo il primo passo. La necessità immediatamente successiva è quella di conoscere la disponibilità delle risorse da coinvolgere nei progetti selezionati per ragioni strategiche: essa è determinante ai fini della pianificazione. Altra esigenza è quella di pianificare i diversi progetti in maniera coordinata, tenendo conto delle risorse disponibili ma anche delle interdipendenze tra i progetti del portafoglio selezionato. Segue la necessità di monitorare e controllare in maniera centralizzata lo svolgimento dei vari progetti per assicurare gli obiettivi sempre validi per tutti: rispetto dei tempi e mantenimento dei costi entro il budget.

La complessità organizzativa che ne deriva richiede soluzioni di "collaborazione" fra le varie organizzazioni: gestione centralizzata delle risorse, della documentazione, dei rischi e delle problematiche, della reportistica, della comunicazione ecc.

Project, Program e Portfolio Management (PPPM)

Diamo subito alcune definizione per sgomberare il campo da equivoci e malintesi (gli esperti mi scuseranno!). Ecco le definizioni date dalla Guida al PMBOK:

Progetto (Project): Iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità.

Programma (Program): Gruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato al fine di ottenere benefici e un controllo non possibili nella gestione individuale dei singoli progetti. I programmi possono contenere elementi di lavoro correlati ma esterni all'ambito dei singoli progetti appartenenti al programma.

Portafoglio (Portfolio):  Insieme di progetti o programmi e altri lavori che vengono raggruppati per facilitare la gestione efficace del lavoro e allo scopo di raggiungere gli obiettivi aziendali "strategici". I progetti o i programmi del portfolio possono non essere necessariamente interdipendenti o direttamente collegati.

La complessità è dunque crescente man mano che si passa dal progetto al programma e da questo al portfolio.

Il PMI ha emesso uno standard apposito: PMI Program & Portfolio Management Standard, Second Edition 2008. Lo standard stabilisce le aree di competenza (KA) necessarie per una corretta gestione dei programmi e dei portfolio. Di seguito alcuni elementi pratici.

Program Management

Lo standard PMI definisce un ciclo di vita per la gestione del programma simile a quello mostrato nella figura che segue, dove si mostrano le fasi, le milestone (Gn) e i deliverable più importanti.

Figura. Ciclo di vita della gestione del programma (fonte: PMI, Standard 2008).

Lo standard definisce anche i gruppi di processi, le aree di competenza e i singoli processi al loro interno; questi elementi sono riassunti nella tabella che segue.

Tabella. Gruppi di processi, Aree di competenza (KA) e numero di singoli processi (fonte: PMI, Standard 2008).

Program Integration Management - L'area include i processi e le attività necessarie per identificare, definire, combinare, unificare e coordinare più componenti in un programma; allo stesso tempo coordina i vari processi e le attività di gestione del programma.

Program Scope Management - L'area identifica i deliverable, effettua la stima dei principali rischi, stabilisce le relazioni tra l'ambito del programma e quello del prodotto, stabilisce gli standard per obiettivi chiari e raggiungibili.

Program Time Management - L'area prevede i processi per la schedulazione dei componenti definiti e gli elementi necessari per produrre i deliverable finali del programma. Determina quindi la sequenza i cui saranno eseguiti i singoli componenti, il cammino critico del programma e le milestone da misurare per stabilire se il programma procede secondo il piano all'interno dei vincoli stabiliti.

Program Cost Management - Relativamente alla KA “Cost Management”, lo standard PMI rimanda integralmente alla corrispondente KA della Guida PMBOK, quarta edizione 2008.

Program Quality Management - Relativamente alla KA “Quality Management”, lo standard PMI rimanda integralmente alla corrispondente KA della Guida PMBOK, quarta edizione  2008.

Program Human Resource Management - Relativamente alla KA “Human Resource Management”, lo standard PMI rimanda integralmente alla corrispondente KA della Guida PMBOK, quarta edizione  2008.

Program Communication Management - L'area include i processi per assicurare in maniera appropriata e tempestiva la generazione, collezione, distribuzione, archiviazione, ricerca e disponibilità delle informazioni del programma.

Program Risk Management - L'area descrive i processi coinvolti nell'identificazione, analisi e controllo dei rischi del programma.

Program Procurement Management - L'area descrive i processi, gli input, gli strumenti, le tecniche e gli output associati con gli acquisiti del programma. Gli approvvigionamenti sono considerati critici ai fini del successo del programma.

Program Financial Management - L'area include tutti i processi coinvolti nell'identificazione le sorgenti e le risorse finanziarie del programma, nell'integrazione dei budget dei singoli componenti e nello sviluppo del budget complessivo del programma, nel controllo dei costi dei singoli componenti e del programma nel suo insieme lungo l'intero ciclo di vita.

Program Stakeholder Management - L'area definisce gli stakeholder del programma, sia come singoli individui sia come organizzazioni, i loro interessi e le aspettative, gli eventuali impatti su di essi causati dagli esiti del programma, sia positivi sia negativi. Tali stakeholder costituiscono elementi critici ai fini del successo di ogni programma.

Program Governance - L'area include i processi per lo sviluppo, la comunicazione, l'implementazione, il monitoraggio del programma e assicura l'aderenza alle politiche, procedure, strutture organizzative e le pratiche associate al programma.

Il quadro metodologico è dunque completo.

Portfolio Management

Nell'ambito della gestione del portfolio , il modello definito dallo standard stabilisce i possibili stati che un componente del portfolio può assumere all'interno del ciclo di vita; il componente è un elemento discreto del portfolio (project, program, sub-portfolio). Gli stati di un componente (identificato, categorizzato, valutato, raccomandato, selezionato, respinto, in attesa, ecc.) sono raggruppabili in categorie simili a quelli di una diagnosi medica (anamnesi, diagnosi e terapia). La tabella riportata di seguito mostra i processi associabile a queste tre categorie, lo stato risultate dall'applicazione del processo e un commento.

Tabella. Processi, stato e commento (fonte: PMI, Standard 2008).

La Governance del portfolio è sicuramente l'elemento centrale della gestione del portfolio. Esso mira principalmente a trovare il giusto equilibrio tra l'investimento da effettuare e i ritorni per il business. L'area di competenza è dunque incentrata sul "bilanciamento-ribilanciamento" dei componenti del portfolio alla ricerca del miglior equilibrio nel tempo. Nella figura che segue si mostra la ricerca di bilanciamento tra due dimensioni importanti: "Profittabilità" e "Rischio". La ricerca del giusto equilibrio tra questi due elementi è infatti il desiderio di ogni manager!

Figura. Rappresentazione grafica dell'esito di un'analisi dei componenti di un portfolio (fonte: PMI, Standard 2008).

Con l'utilizzo di strumenti appositi si possono effettuare analisi "What-If" che permettono, per esempio, di trovare diverse combinazioni tra gli elementi del portfolio e scegliere, tra queste, quella più adatta al proprio business. Nella figura di sopra i singoli componenti del portfolio (i progetti) sono rappresentati, con colori diversi e dimensioni proporzionali agli investimenti, in una scala di profittabilità e rischio. Il giusto equilibrio è dunque ricercato tra:

1. Coerenza con gli obiettivi strategici;

2. Ritorni economici;

3. Livello di rischio sostenibile;

4. Risorse disponibili (quantità e qualità);

5. Altri vincoli.

Si è detto "rischio". Ogni business è associato ad un potenziale rischio. La capacità di gestire correttamente il rischio (detta anche "propensione al rischio" dell'organizzazione) fa parte del processo e ad essa è dedicata una specifica area di competenza (KA - Risk Management) a supporto di quella di governo (KA - Governance), come mostrato nella figura che segue.

Figura. Supporto dell'area Risk Management all'area Governance (fonte: PMI, Standard 2008).

La soluzione Enterprise Project Management (EPM)

Le problematiche accennate richiedono soluzioni integrate non facili da realizzare "in casa". Le soluzioni disponibili sul mercato sono dunque offerte da produttori specializzati che assicurano l'allineamento con le tecnologie emergenti (Web, Contente Management, ecc.) e l'evoluzione dei prodotti in base alle esigenze emergenti. Il sacrificio richiesto alle aziende è quello di adeguare i propri processi alle soluzioni offerte nei limiti delle personalizzazioni possibili.

Le soluzioni disponibili offrono, con diversi gradi di dettaglio e personalizzazione, funzioni integrate che coprono le aree mostrate nella figura che segue.

Figura. Componenti della soluzione EPM (fonte: Microsoft EPM).

Le funzionalità tipiche di Project Management (colorate più scure) poggiano su di una piattaforma di collaborazione (colorate più chiare). Vediamo le diverse funzionalità in sintesi.

Funzionalità EPM tipiche di Project Management 

Demand Management. La funzionalità è di supporto alla Governance e permette di raccogliere le richieste di intervento di tipo diverso (es.: progetti veri e propri, iniziative di marketing, organizzazione degli archivi documentali, aggiornamento del sistema informatico, ecc.) in un archivio centralizzato e di gestirle tramite un flusso di lavoro (workflow) che preveda diverse fasi tra cui l'analisi, la valutazione e l'approvazione. Ad ogni fase potranno essere allegati documenti specifici (es.: proposta, business case, approvazione, ecc.). 

Portfolio Management. La funzionalità permette di raggruppare, valutare e selezionare le richieste secondo criteri di business diversi (priorità, costi, impatto, ritorno dell'investimento, ecc.). La possibilità di avere gruppi di progetti (portfolio) su cui effettuare analisi diverse (costo/beneficio, ROI, utilizzo di risorse, altri tipi di analisi) costituisce un valido supporto al processo decisionale.    

Program Management. La funzione consente di gestire i progetti selezionati (portafoglio di progetti) come un unico programma, mettendo in relazione i vari progetti, le schedulazioni di massima, le milestone, le dipendenze ecc. La Direzione avrà così una visione d'insieme del programma demandando ai singoli responsabili (Project Manager) la gestione dei singoli progetti.

Resource Management. La funzione permette di gestire le risorse come un unico insieme centralizzato in modo da avere, in ogni momento, la visione completa degli impegni e la relativa disponibilità delle risorse onde poter pianificare i progetti in base alle richieste. Le risorse sono visibili con relative informazioni sulle competenze, impegni nei progetti e relative durate, indirizzo di posta e reparti di appartenenza. E' possibile "prenotare" una risorsa in fase di pianificazione per un periodo futuro e poi "acquisire" la risorsa, in un momento successivo, alla partenza del progetto.

Schedule Management. La funzione permette di pianificare le attività di dettaglio definendone la data di partenza e di fine,  la durata e le risorse necessarie. E' anche possibile definire le relazioni tra le attività secondo diversi tipologie (inizio-fine, inizio-inizio, fine-fine, fine-inizio), le milestone e gli artefatti (deliverable). Le attività possono essere raggruppate in attività di sommario (fasi) e queste in un progetto specifico.

Risk & Issues Management. La funzione permette di gestire i rischi e le problematiche del progetto. I rischi sono gestiti secondo un processo aderente alle best practice (identificazione del rischio, analisi del rischio - valutazione della probabilità di accadimento e dell'impatto sul progetto -, valutazione della priorità e definizione della risposta al rischio (azioni di contenimento). Le Issue (non conformità, problematiche, malfunzionamenti, ecc.) del progetto sono gestite secondo un flusso (workflow) che prevede la loro registrazione nell'archivio comune, l'identificazione dell'azione appropriata e l'assegnazione ad un responsabile. Le Issue sono gestite secondo un ciclo di vita che prevede il passaggio di più stati dall'apertura del problema fino alla sua chiusura. Le Issue possono essere evidenziate per stato di risoluzione, per data di apertura o di chiusura, per responsabile, ecc. 

Reporting Management. La funzione permette di realizzare diversi tipi di rapporto sullo stato del progetto, sia di sintesi che di dettaglio. I report possono contenere informazioni di tipo diverso (costi, tempistiche, risorse, ecc.) e possono contenere dati relativi allo stato attuale, alla pianificazione e relativi confronti. Per le diverse tipologie di report sono forniti modelli standard prestabiliti e la possibilità di crearne di nuovi "ad hoc". L'utilizzo di funzionalità di Business Intelligence (BI) consente di elaborare dati di dettaglio secondo viste diverse e creare report complessi secondo necessità.

Funzionalità EPM di collaborazione

Document Management. La funzione consente di gestire in maniera centralizzata la documentazione di progetto, di prodotto e di processo secondo un ciclo di vita stabilito dal workflow (stesura, revisione, approvazione, pubblicazione, cancellazione). E' inoltre possibile gestire l'accesso in modo controllato secondo profili diversi (solo lettura, lettura e scrittura) e controllare l'accesso multiplo evitando l'aggiornamento  contemporaneo di più persone. E' disponibile anche la gestione della configurazione dei documenti e la versione (Versioning). 

Content Management. La funzione permette di gestire i contenuti classificando le informazioni secondo le diverse tipologie (documenti, immagini, ecc.), i contenuti (progetto, prodotto, processo, linea guida, politica, standard, ecc.), gli autori, ecc. L'archivio centralizzato consente una gestione più accurata e puntuale fornendo a tutti la possibilità di accedervi secondo i propri profili.

Searching. La funzione di  ricerca delle informazioni basa le sue potenzialità sulla centralità dei contenuti e della documentazione. Funzioni di ricerca semplice e avanzata, e capacità di selezionare secondo filtri diversi (data, progetto, tipologia, ecc.) consentono agli addetti ai vari progetti di trovare velocemente le informazioni necessarie al proseguimento del proprio lavoro.

Communication Management. La comunicazione all'interno del gruppo di lavoro, e tra gruppi diversi, rappresenta un elemento di criticità in tutte le organizzazioni. La capacità di comunicare a più vie in maniera semplice ed efficace è fondamentale per la riuscita dei progetti. La funzione permette a tutti gli appartenenti ai gruppi lavoro di comunicare in maniera strutturata e semplificata. Pubblicare una comunicazione (es.: una decisione presa, la convocazione di una riunione, ecc.) sulla bacheca del progetto accessibile a tutti i componenti del gruppo di lavoro permette di comunicare meglio (si evitano e-mail al gruppo di lavoro, si registrano in un unico punto di accesso tutte le comunicazioni del gruppo, ecc.).

Web Access. La funzione è determinante per l'efficacia del gruppo. Ciascun membro del team, da qualsiasi locazione (ufficio, casa, viaggio) può accedere in ogni momento al sito di progetto, comunicare con gli altri, reperire le informazioni necessarie, accedere alla documentazione, aggiornare le informazioni di propria pertinenza, ecc.

Timesheet. La funzione permette ai membri del team di inserire il proprio rapportino settimanale con le attività svolte ed il tempo speso. La funzione, accessibile anche da remoto, è necessaria per la gestione puntuale dello stato di completamento delle attività del progetto, la valutazione dei costi maturati, ecc. 

Prodotti

Esistono soluzioni diverse proposte dai vari produttori. Chi scrive ha maturato esperienza sulla soluzione Microsoft EPM basata su tre prodotti distinti ma integrati: Project Server 2010, Project Professional 2010 e SharePoint Server 2010. Ciò non esclude che altre soluzioni disponibili sul mercato offrano analoghe funzionalità integrate o meno con altre funzionalità correlate.