La gestione dei progetti rappresenta un elemento chiave per il business. I progetti costituiscono un investimento importante per le aziende e al loro successo sono legate le strategie.

La disciplina del Project Management si è evoluta negli anni per far fronte alle diverse esigenze che il mercato globale sempre più complesso pone alle aziende che vi operano. La necessità di gestire un portafoglio di progetti e scegliere su quali investire in base ad analisi costi/benefici e aderenza alle strategie aziendali è una priorità che le organizzazioni hanno in maniera impellente. La gestione della domanda che giunge dalle funzioni di business (Demand Management) e la scelta dei progetti sui quali investire è solo il primo passo. La necessità immediatamente successiva è quella di conoscere la disponibilità delle risorse da coinvolgere nei progetti selezionati per ragioni strategiche: essa è determinante ai fini della pianificazione. Altra esigenza è quella di pianificare i diversi progetti in maniera coordinata, tenendo conto delle risorse disponibili ma anche delle interdipendenze tra i progetti del portafoglio selezionato. Segue la necessità di monitorare e controllare in maniera centralizzata lo svolgimento dei vari progetti per assicurare gli obiettivi sempre validi per tutti: rispetto dei tempi, mantenimento dei costi entro il budget e raggiungimento del livello di qualità atteso.

La complessità organizzativa che ne deriva richiede soluzioni di "collaborazione" fra le varie organizzazioni: gestione centralizzata delle risorse, della documentazione, dei rischi e delle problematiche, della reportistica, della comunicazione ecc.

Project, Program e Portfolio Management (PPPM o P3M)

Diamo alcune definizione prese dalla Guida al PMBOK per uniformare la terminologia ed evitare equivoci (gli esperti mi scuseranno!):

Progetto (Project): Iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità.

Programma (Program): Gruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato al fine di ottenere benefici e un controllo non possibili nella gestione individuale dei singoli progetti. I programmi possono contenere elementi di lavoro correlati ma esterni all'ambito dei singoli progetti appartenenti al programma.

Portafoglio (Portfolio):  Insieme di progetti, programmi e altri lavori raggruppati per assicurare una gestione centralizzata del lavoro allo scopo di raggiungere gli obiettivi aziendali "strategici". I progetti o i programmi del portfolio possono non essere necessariamente interdipendenti o direttamente collegati.

La complessità è dunque crescente man mano che si passa dal progetto al programma e da questo al portfolio. La figura che segue mostra possibili relazioni gerarchiche tra progetti, programmi e portafogli.

Figura. Relazioni tra progetti, programmi e portafogli.

Il PMI ha emesso una guida e due standard appositi:

• PMI Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guide to PMBOK), Fourth Edition 2008;

• PMI Program Management Standard, Second Edition 2008;

• PMI Portfolio Management Standard, Second Edition 2008.

Essi stabiliscono i gruppi di processi (Process Group) e le aree di conoscenza (KA, Knowledge Area) necessarie per una corretta gestione dei progetti, programmi e portfolio.

Modello di maturità di un'organizzazione di project management

La capacità di un'organizzazione di raggiungere gli obiettivi e di sviluppare le strategie tramite la realizzazione di progetti e programmi e la gestione efficace dei portafogli dipende dalla sua maturità nell'adottare correttamente le best practice stabilite per tali discipline. A tal fine PMI ha definito un modello per valutare e migliorare l'efficacia dell'organizzazione in tali termini:

• PMI Organizational Project Management Maturity Model (OPM3).

Una soluzione completa e integrata

Microsoft fornisce una soluzione completa e integrata per la gestione dei progetti, programmi e portfolio. La soluzione, detta Enterprise Project Management (EPM) è descritta in un'apposita pagina del sito (si riporta solo questa soluzione in quanto conosciuta dall'autore, senza per questo ritenerla migliore delle soluzioni proposte dagli altri produttori).

In quest'area del sito sono disponibili apposite pagine relativamente ai tre ambiti di gestione - progetto, programma e portfolio -, al modello di maturità OPM3, alla soluzione Enterprise Project Management (EPM) e agli strumenti messi a disposizione da Microsoft.